[서울=뉴스핌] 송주원 기자 = 서울시교육청은 산하 동부교육지원청이 생성형 인공지능(AI)을 활용해 전자서명 프로그램을 자체 개발하고 오는 8월부터 확대 운영한다고 17일 밝혔다.

이번 전자서명 프로그램은 교육·연수 출석부, 회의 참석부, 위원회 심의의결서 등 기존에 종이 문서로 처리하던 서명 업무를 전자 방식으로 전환하기 위해 마련됐다. 동부교육지원청은 지난 4월 프로그램을 자체 개발한 뒤 5월 기관 내 시범운영을 진행했다.

기존에는 서명 문서 한 장을 처리하기 위해 수기 작성, 스캔, 전자결재, 원본 보관 등 4단계를 거쳐야 했다. 이 과정에서 반복적인 행정업무가 발생하고 종이 원본을 별도로 보관해야 해 분실·훼손 우려와 관리 부담이 제기돼 왔다.

동부교육지원청은 이러한 문제를 줄이기 위해 업무 담당자가 생성형 AI를 활용해 프로그램 설계와 코드 작성까지 직접 수행했다고 설명했다. 외부 솔루션을 도입하지 않고 기관 업무 환경에 맞는 전자서명 프로그램을 자체 구축해 별도 도입 비용도 절감했다.

시범운영은 지난 5월 기록물평가심의회, 행정지원과 워크숍, 기록물관리·정보공개 담당자 교육 등 3건의 업무에 적용됐다. 기록물평가심의회 4명, 워크숍 20명, 교육 참석자 72명 등 총 96명이 QR코드 또는 URL 접속 방식으로 전자서명을 이용했다.

만족도 조사에는 65명이 응답했다. 조사 결과 QR·URL 접속 이해 용이성, 서명 절차 간편성, 프로그램 운영 안정성 등에서 높은 만족도를 보였으며 전체 문항 평균 96%가 '만족 이상'으로 나타났다. 서명 대기시간이 줄고 여러 명이 동시에 서명할 수 있어 현장 혼잡을 완화할 수 있다는 평가도 나왔다.

업무 절차도 간소화됐다. 기존 '수기작성→스캔→전자결재→원본보관' 방식은 '전자서명→전자결재'의 2단계로 줄어 처리 단계가 절반으로 축소됐다. 종이 원본 보관이 필요 없어지면서 기록물 분실·훼손 가능성을 낮추고, 서명 데이터를 별도 데이터화 과정 없이 관리할 수 있는 효과도 확인됐다.

동부교육지원청은 6~7월 시범운영 과정에서 나온 개선 의견을 반영해 기능을 고도화할 계획이다. 사전 안내 부족으로 일부 사용자가 어려움을 겪었다는 의견에 따라 현장 안내 인력 배치, 사용자 화면 개선, 사전 안내문과 담당자 매뉴얼 제작 등을 추진한다.

8월부터는 전자서명 프로그램을 교육지원청 각 부서로 확대 운영한다. 참석부와 심의의결서뿐 아니라 각종 대장과 일지류까지 적용 범위를 넓히고, 운영 결과를 바탕으로 관내 학교에서도 활용할 수 있도록 가이드와 관련 자료를 제공할 예정이다.

동부교육지원청은 전자서명 데이터가 축적되면 교육 운영, 위원회 운영, 시설관리 등 다양한 행정 분야의 통계자료와 정책 수립 기초자료로 활용할 수 있을 것으로 기대하고 있다. 종이문서 사용을 줄여 탄소중립과 친환경 행정 실천에도 도움이 될 것으로 보고 있다.

김선자 동부교육지원청 교육장은 "이번 시범운영 결과는 현장의 작은 불편을 디지털 기술로 해결하고 행정업무의 효율성을 높일 수 있음을 확인한 사례"라며 "앞으로도 학교와 기관이 참고·활용할 수 있는 업무 혁신 사례를 지속적으로 발굴·공유해 교육행정의 디지털 전환을 지원해 나가겠다"고 말했다.

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